Studi Kelayakan Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online Pada SMAN 5 Surabaya
Pendahuluan
A. Pernyataan Masalah
SMA Negeri 5 Surabaya atau yang biasa disebut Smala adalah SMA terfavorit di Surabaya, bahkan termasuk kedalam 10 SMA terfavorit di Indonesia. Banyak siswa-siswi SMP di Surabaya yang ingin melanjutkan sekolahnya di Smala. Siswa-siswi SMP yang ingin masuk Smala harus mendaftarkan diri terlebih dahulu melalui PPDB yang dimiliki Kota Surabaya (http://sd.ppdbsurabaya.net/). Kemudian melaksanakan serangkaian tes yang selanjutnya berlanjut dengan pengumuman secara online di PPDB Kota Surabaya.
Sistem ini sudah diterapkan selama beberapa tahun terakhir. Namun dalam pelaksanaannya, Sistem PPDB terkadang mengalami kesalahan yang disebabkan oleh pihak murid atau orang tua siswa (human error). Karena itu dirasa dibutuhkan sistem yang lebih terintegrasi lagi dalam pengisian berkas maupun penginfoan seputar pendaftaran dan penerimaan siswa baru di sekolah.
B. Lingkungan Implementasi
Sistem pendaftaran terintegrasi ini akan diimplementasikan pada pendaftaran siswa baru SMA Negeri 5 Surabaya yang beralamat di Jalan Kusuma Bangsa No 21, Surabaya (http://www.sman5surabaya.sch.id)
C. Batasan
- Berbasis web
- Server disediakan oleh pemerintah kota
- Jumlah Pengguna tidak dibatasi
- Tersedia 24 jam
Bahan dan Metode
A. Konsep Dasar Sistem
Sistem verifikasi pendaftaran peserta didik baru (PPDB) Online yang terintegrasi ini akan membantu SMA Negeri 5 Surabaya dalam melakukan pencatatan hasil verifikasi dari setiap berkas yang ada. Sistem ini juga dapat mengurangi kemungkinan human error. Sistem juga dapat mengirimkan notifikasi perkembangan pendaftaran, hasil tes dan sebagainya melalui SMS yang akan dikirim langsung ke pihak pendaftar.
B. Studi Kelayakan
1. Kelayakan Teknik
Kelayakan teknik mencakup kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak. Kelayakan teknik ini menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Dapat disebut juga sebagai kelayakan dari kemampuan, keandalan dan ketersediaan hardware, software dan jaringan.
2. Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomi berhubungan dengan adanya keuntungan atau kerugian, dan efisiensi biaya operasional. Motivasi pengembangan sistem pada perusahaan biasanya berupa motif keuntungan, sehingga aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi ini terkait dengan penghematan biaya, peningkatan pendapatan, pengurangan investasi yang dibutuhkan dan peningkatan keuntungan.
3. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur operasi dari personel yang menjalan organisasi. Kelayakan ini menyangkut beberapa aspek seperti beberapa usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada. Sistem yang dihasilkan juga harus benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Kelayakan operasional ini juga mencakup mengenai penerimaan karyawan, dukungan manajemen dan persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya.
Hasil dan Pembahasan
Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang akan dikembangkan, dilakukan uji kelayakan dari beberapa segi diantaranya kelayakan teknik, ekonomi dan operasional.
1. Kelayakan Teknik
Kelayakan teknik menyorot hal-hal yang dibutuhkan oleh sistem supaya Sistem PPDB Online SMAN 5 Surabaya bekerja dengan baik. Sistem PPDB ini berbasis web yang membutuhkan teknologi-teknologi sebagai berikut :
Kebutuhan Perangkat Keras :
Kebutuhan Perangkat Lunak :
Aplikasi yang selama ini telah digunakan :
Infrastuktur yang sudah ada :
Menilai Kelayakan Teknik
Sistem PPDB yang baru dapat digunakan dan diimplementasikan menggunakan teknologi yang sudah ada pada SMAN 5 Surabaya, meskipun teknologi yang akan digunakan tergolong baru bagi user (nilai 9).
2. Kelayakan Ekonomi
Pembangunan sistem baru membutuhkan investasi ataupun dana untuk mendapatkan manfaat di masa yang akan datang. Sumber daya dan sumber dana diperlukan dalam pembangunan sistem baru sebagai bentuk investasi. Kelayakan ekonomi didapatkan dari hasil analisis biaya dan manfaat. Tujuan dari analisis tersebut adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem ini dapat diklasifikasikan kedalam 3 kategori utama yaitu:
1. Biaya pengadaan (procurement cost), yaitu biaya pembelian perangkat keras, biaya ini digunakan pada awal pembuatan sistem, sebelum system dioperasikan.
2. Biaya Pengembangan, yaitu biaya pembuatan perangkat lunak sistem yang meliputi biaya konsultasi, biaya tahap analisis sistem, biaya tahap desain sistem dan biaya tahap penerapan sistem.
3. Biaya operasi dan biaya perawatan, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem,
yaitu biaya overhead, biaya perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak.
Komponen Manfaat
Manfaat yang didapat dari sistem informasi diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Keuntuugan berwujud (tangible benefit) adalah keuntungan yang berupa penghematan atau peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan nilai uang.
Keuntungan berwujud antara lain :
a. Pengurangan biaya operasi
b. Pengurangan biaya lembur
c. Pengurangan biaya perlengkapan
2. Keuntungan tak berwujud (intangible benefit), adalah keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara Iain :
a. Keandalan dan ketersediaan sistem
b. Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya
c. Peningkatan kepuasan mahasiswa, dosen, dan pegawainya
Adapun metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah :
a. Metode Periode Pengembalian (Payback Period)
Metode ini adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi dalam pembuatan aplikasi yang telah dikeluarkan. Penilaian kelayakan untuk payback.
Layak jika waktu pengembalian lebih kecil dari umur investasi.
Tidak layak jika waktu pengembalian lebih besar dari umur investasi.
Perhitungan PP :
Nilai Investasi : Rp38.720.000
Proses Tahun 1 : RP82.964.821
PP = 38.720.000/82.964.821
PP = 0,46 Tahun (kurang lebih 5 bulan)
Dari perhitungan diatas diketahui bahwa periode pengembalian sudah dapat dicapai pada tahun ke-0 atau tahun pertama jika aplikasi yang dibuat langsung digunakan untuk kebutuhan akademik, secara detailnya adalah 0,46. Dapat disimpulkan bahwa yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas pada waktu kurang lebih 5 sampai dengan 6 bulan, yang berarti bahwa setelah 5 bulan akan mulai dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut. Yang berarti sistem ini layak dikembangkan karena waktu pengembalian lebih mencapai titik impas ataupun kecil dari umur investasi.
b. Metode Pengembalian Investasi (Return on Investment)
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan proyek dibanding dengan biaya yang dikeluarkan. Return on Investmen (ROI) dari suatu proyek dapat dihitung dengan rumus:
Penilaian kelayakan untuk ROI :
Layak jika ROI > 0
Tidak layak jika ROI < 0
Biaya-biaya
Biaya Tahun 0 = Rp38.720.000
Biaya Tahun 1 = Rp4.035.179
Biaya Tahun 2 = Rp4.403.697
Biaya Tahun 3 = Rp4.403.697
Total = Rp51.562.573
Manfaat-manfaat
Manfaat Tahun 0 = Rp0
Manfaat Tahun 1 = Rp87.000.000
Manfaat Tahun 2 = Rp95.700.000
Manfaat Tahun 3 = Rp95.700.000
Total = Rp278.400.000
ROI = [ ( 278.400.000 – 51.562.573 ) / 51.562.573 ] x 100%
ROI = 4,4 % berarti layak
Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah mendapatkan hasil dari analisis biaya dan manfaat serta mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 8.
3. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:
Performances
Economy
Control
Efficiency 
Services
Tidak ada komentar:
Posting Komentar